Wiele firm decyduje się na wysłanie swoich pracowników na delegacje. Zazwyczaj wówczas ich zadaniem jest np. przeszkolenie personelu nowego obiektu w innej lokalizacji lub też sfinalizowanie kontraktu biznesowego. Do podróży służbowych zalicza się również wyjazdy na różnego rodzaju szkolenia i konferencje. O czym należy jednak pamiętać podczas organizacji takiego przedsięwzięcia? Podpowiadamy.
Czym jest podróż służbowa?
Na wstępie warto wyjaśnić, czym jest podróż służbowa. Określenie to wykorzystywane jest zawsze wtedy, kiedy pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba jego firmy bądź stałe miejsce pracy. W polskich przepisach prawa nie widnieje dokładna definicja tego pojęcia, z tego też powodu często powstaje pewien chaos interpretacyjny. Jest to spowodowane faktem, iż pracodawcy, a także ich podwładni często nie wiedzą, czy konkretny wyjazd można zaliczyć do służbowego.
Podróż służbowa — czas trwania
Polskie przepisy prawa nie definiują tego, jak długo może trwać podróż służbowa, a także jak często pracodawca może wysyłać w nią swojego podwładnego. Warto jednak wiedzieć, że część specjalistów uważa, że jeżeli takie wyjazdy organizowane są częściej niż co 3 miesiące, wówczas należy je traktować jako oddelegowanie. W przypadku podróży służbowej pracownik może skorzystać z kilku przywilejów takich jak na przykład dieta. Z kolei jeżeli jest oddelegowany do pracy, nie przysługują mu żadne inne dodatki, poza tymi wskazanymi w umowie.
Polecenie wyjazdu a podróż służbowa
Organizując podróż służbową swoich pracowników, należy pamiętać, że jej podstawą formalną jest polecenie wyjazdu. Warto zastosować formę pisemną, aby uniknąć wszelkich niedomówień. W takim dokumencie powinien znajdować się między innymi termin, a także miejsce delegacji oraz zadania, jakie przed nim stoją. Ze względu na to, że nasz podwładny zgodnie z kodeksem pracy powinien wykonywać polecenia swoich przełożonych, nie może on nam odmówić takiego wyjazdu. Prawo takie posiadają jedynie kobiety w ciąży i rodzice opiekujący się dzieckiem do 4 roku życia.
Jak zaplanować podróż służbową?
Żeby wyjazd służbowy naszego pracownika przebiegał pomyślnie, warto wcześniej zaplanować wszelkie szczegóły tej podróży. Należy określić jej plan, uwzględniając cel delegacji, a także obowiązki naszego podwładnego. Następnie musimy wybrać transport i nocleg, jeżeli jest konieczny. Zakup biletów można zrealizować elektronicznie, korzystając z konta firmowego. Porównanie najpopularniejszych ofert można znaleźć na Bankier SMART. Warto wybrać hotel znajdujący się w dogodnej lokalizacji, najlepiej blisko miejsca konferencji lub oddziału firmy, aby jak najbardziej ułatwić pracownikowi poruszanie się po obcym mieście.
Krajowa podróż służbowa — nocleg i dieta
Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie swojemu pracownikowi podczas podróży służbowej diety i noclegu. Ta pierwsza jest kwotą, którą powinna być przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w tym czasie i wynosi 30 złotych dziennie. Przysługuje w przypadku, kiedy taki wyjazd trwa ponad 12 godzin. Jeżeli jednak wyniósł od 8 do 12 godzin, należy wypłacić podwładnemu połowę diety. W przypadku, kiedy czas jego wyjazdu nie przekroczył 8 godzin, nie przysługuje mu prawo do pokrycia wydatków związanych z wyżywieniem.
Warto jednak pamiętać, że dieta nie przysługuje pracownikowi też w sytuacji, kiedy zapewniliśmy mu całodzienne, bezpłatne, obejmujące minimum trzy posiłki wyżywienie. Z kolei jeżeli otrzymuje on jedynie niektóre z nich, należy pomniejszyć jego dietę o odpowiednio 25% w przypadku śniadania i kolacji i o 50% w przypadku obiadu. Obowiązkiem pracodawcy jest również zwrot kosztów noclegu w hotelu w wysokości potwierdzonej fakturą w formie ryczałtu.
Zagraniczna podróż służbowa — nocleg i dieta
W przypadku zagranicznej podróży służbowej naliczanie diety jest podobne jak w dla tej krajowej. Jednak nawet jeżeli trwała ona krócej niż 8 godzin, wówczas przysługuje pracownikowi prawo do 1/3 stawki diety. Czas trwania delegacji naliczany jest jednak w zależności od wybranego środka transportu. Podróż lądowa rozpoczyna się od momentu przekroczenia granicy polskiej aż do momentu powrotu na nią. W przypadku samolotu od chwili startu do lądowania na pierwszym krajowym lotnisku. Z kolei drogą morską od momentu wypłynięcia statku z portu polskiego. Noclegi rozliczane są na podstawie rachunku wystawionego przez hotel.
Rodzaj środka transportu
Podczas organizacji podróży służbowej warto zastanowić się również jaki środek transportu będzie w danym przypadku najbardziej odpowiedni. Jeżeli jest to krajowy wyjazd, pracownicy najchętniej korzystają z własnych samochodów, które dają im dużą niezależność. Zasady zwrotu kosztów związanych z wykorzystaniem prywatnego auta przez pracownika zostały przewidziane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy lub w ramach tak zwanej kilometrówki.
Ta pierwsza opcja ustala stawki w przypadku samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 na 0,5214 zł, a powyżej na 0,8358 zł. Dla motocykla to 0,2302 zł, a motoroweru 0,1382 zł. Pracodawca zobowiązany jest również zwrócić swojemu podwładnemu wszelkie wydatki związane z wyjazdem, takie jak opłaty za bagaż, przejazd autostradami czy koszty parkingów.
Chętnie wybieranym środkiem transportu jest również samolot, a także pociąg. Umożliwiają one komfortową podróż i wykonywanie niektórych czynności służbowych na przykład kontaktowanie się z klientami firmy, czy pracę na komputerze. W sytuacji, kiedy pracownik dotrze już na lotnisko lub końcową stację musi jednak skorzystać z taksówek, lub transportu publicznego, by dostać się do hotelu czy filii firmy.
O czym jeszcze należy pamiętać podczas organizacji wyjazdu służbowego?
Każdy pracodawca, organizując wyjazd służbowy swoim pracownikom poza oczywistymi aspektami, które musi wziąć pod uwagę, takimi jak transport, czy zakwaterowanie, może pomyśleć również o zapewnieniu swoim podwładnym pewnych atrakcji. Jeżeli nasz pracownik będzie przebywał w dużym mieście lub atrakcyjnym turystycznie terenie miłą niespodzianką ze strony firmy jest sfinansowanie i zorganizowanie mu na przykład terminu zwiedzania najważniejszych zabytków miasta, lub innych atrakcji.
Oczywiście jest to nieobowiązkowy element delegacji, jednak zwłaszcza w przypadku dość długich podróży zorganizowanie niespodzianki z pewnością sprawi, że takiej osobie zrobi się miło i choć na chwilę zapomni o rozłące ze swoimi znajomymi i rodziną. Wybrana przez pracodawcę aktywność nie może kolidować z harmonogramem wizyty i powinna być w miarę możliwości dopasowana do zainteresowań pracownika. Z tego powodu na przykład nie warto wysyłać na basen osoby, która panicznie boi się wody. Najlepiej poinformować podwładnego o możliwości sfinansowania wybranej przez niego atrakcji.
Be First to Comment